GDPR regler for medarbejdere - Undgå at lave dyre fejl

5. Begrænset opbevaring

Persondata må ikke gemmes længere end nødvendigt. Fx skal lønoplysninger gemmes i henhold til bogføringsloven, men gamle ansøgninger bør slettes efter en vis periode.

6. Medarbejderrettigheder

Medarbejdere har ret til:

• Indsigt i, hvilke oplysninger virksomheden har om dem
• Ret til rettelse eller sletning af forkerte data
• Ret til at begrænse behandlingen eller gøre indsigelse
• Ret til dataportabilitet (hvis relevant)

7. Fortrolighed og videregivelse

Persondata må ikke videregives til tredjeparter uden et lovligt grundlag. Dette gælder også interne data, fx når HR deler oplysninger med andre afdelinger.

8. Databehandleraftaler

Hvis virksomheden bruger eksterne systemer (fx lønsystemer eller cloud-tjenester), skal der være en skriftlig databehandleraftale, der sikrer, at leverandøren overholder GDPR.

9. Brud på datasikkerhed

Hvis der sker et brud (fx hacking eller utilsigtet deling af persondata), skal det anmeldes til Datatilsynet inden 72 timer, hvis det indebærer risiko for de berørte medarbejdere.

GDPR kræver, at virksomheder har styr på deres datahåndtering og kan dokumentere deres praksis. Overtrædelse kan medføre bøder og omdømmetab.

EU direktiv om tidsregistrering 

EU’s direktiv om tidsregistrering og GDPR hænger tæt sammen, fordi tidsregistrering involverer behandling af persondata. 

EU-Domstolen fastslog i 2019 (i CCOO-dommen), at arbejdsgivere i EU skal have et system til at registrere medarbejderes arbejdstid. Formålet er at beskytte medarbejdere mod overarbejde og sikre, at arbejdstidsdirektivet overholdes.

Når virksomheder registrerer arbejdstid, behandler de persondata, og derfor gælder GDPR.

 

• Opbevaringstid: Arbejdsgiveren må ikke gemme tidsregistreringer længere end nødvendigt. Loven kræver ofte opbevaring i en vis periode (fx 5 år i Danmark ifølge bogføringsloven), men unødvendige data bør slettes hurtigere

Er det lovpligtigt at registrere arbejdstid?

Ja, ifølge EU-Domstolen er det lovpligtigt for arbejdsgivere i EU at registrere arbejdstid.

• Arbejdstidsdirektivet overholdes (maks. 48 timers arbejdsuge inkl. overarbejde)
• Medarbejdere får deres ret til daglig hviletid (mindst 11 timer) og ugentlig hvileperiode (mindst 24 timer)
• Overarbejde dokumenteres korrekt

• Arbejdsgivere med: Fastansatte, timelønnede og fleksible arbejdstider
• Selvledende medarbejdere (fx ledere og specialister) kan i visse tilfælde være undtaget

• Manglende tidsregistrering kan føre til bøder eller påbud fra myndighederne
• Hvis en medarbejder klager over manglende betaling for overarbejde, kan du som arbejdsgiver få problemer med at bevise, at arbejdstidsreglerne er overholdt

Hvem kontrollerer arbejdstidsregistreringen?

I Danmark er det eksempelvis Arbejdstilsynet, der kontrollerer, om arbejdstidsreglerne bliver overholdt. Arbejdstilsynet kan:

• Foretage inspektioner hos virksomheder
• Kræve dokumentation for arbejdstid og hviletid
• Give påbud eller bøder, hvis reglerne ikke overholdes

Hvis medarbejdere er dækket af en overenskomst, kan fagforeninger også spille en stor rolle. De kan:

• Kræve indsigt i tidsregistrering, hvis de mistænker overtrædelser
• Hjælpe medarbejdere med at rejse sager såsom manglende overarbejdsbetaling
• Føre retssager på vegne af medarbejdere, hvis reglerne ikke følges

Hvis en medarbejder klager over manglende betaling for overarbejde, kan sagen ende:

• i arbejdsretten eller hos domstolene, som kan pålægge arbejdsgiveren at betale erstatning
• Ligebehandlingsnævn eller ombudsmænd, hvis der er mistanke om forskelsbehandling

Nu hvor vi er godt igang med at tale om lovgivning, kender du så: