HR Data

HR-data spiller en afgørende rolle i at styrke organisationers strategiske beslutningstagning.

Ved at anvende nøgleindikatorer (KPI'er) kan du evaluere og forbedre:

• Dine rekrutteringsprocesser
• Øge medarbejderfastholdelsen og
• Skabe gode medarbejderoplevelser

Denne artikel inkluderer alt om:

• Hvad en KPI er
• Karakteristika for gode HR KPI'er
• Detaljeret gennemgang af de bedste HR-KPI'er med deres formler samt fordele og ulemper. KPI'erne er organiseret i logisk rækkefølge i forhold til: Rekrutteringsprocessen - Fastholdelse - Afskedigelse og Diversitet.

Gennemgangen er minutiøst, og der gemmer sig en belønning via et kongetal indenfor HR, hvis du læser artiklen nøje.

Lad os starte med en definition på, hvad en KPI er og hvilke HR data, der er gode at arbejde med i det daglige.

1. Hvad er en KPI?

En Key Performance Indicator (KPI) er en målbar værdi, der bruges til at evaluere, hvor effektivt en organisation eller afdeling opnår sine strategiske mål.

I HR bruges KPI'er til at måle effektiviteten af processer som:

• Rekruttering
• Fastholdelse
• Medarbejderengagement

2. Karakteristika for gode HR-KPI'er

HR KPI'er være:

• Specifikke: Klart defineret og knyttet til specifikke HR mål
• Målbare: Kvantificerbare gennem valide data
• Handlingsorienterede: Giver indsigt, der kan føre til konkrete forbedringer
• Relevante: Forbundet med organisationens overordnede mål
• Tidsbundne: Målt inden for en bestemt tidsramme

Dette er den danske oversættelse af SMART modellen, idet 'handingsorienterede' svarer til 'Action' på engelsk.

Via SMART skaber du effektive HR datapunkter.

Mængden af information i det følgende kan virke overvældende, men brug oversigten som et opslagsværk.

Så skal alle definitionerne, fordel og ulemper, nok finde rodfæste. 

Det kan jo også være, at du ikke ønsker at bruge samtlige HR datapunkter.

I så fald vælger du blot de KPI'er, som er mest relevante for din organisation.

3. De bedste HR KPI'er

Når vi gerne vil finde de bedste HR KPI'er, så er det vigtigt at vi tager en betragtning udfra: Definitioner herunder formler, så vi kan klargøre fordele og ulemper.

Den første delproces vi talte om indledningsvis, som HR er en stor del af, er rekrutteringsprocessen.

Rekrutteringsprocessen

Til rekrutteringsprocessen hører 4 underpunkter:

1. Personaleomsætning
2. Time to Fill og Time to Hire
3. Udgift pr. rekruttering
4. Kvalificerede kandidater pr. ledig stilling

Det første underpunkt er personaleomsætning.

3.1 Personaleomsætning

Definition: Antallet af medarbejdere, der forlader organisationen, inden for en given periode.

Fejlrate kan defineres som:

• 12-måneders fejlrate
• 90 dages fejlrate, der svarer til prøveperioden

3.2 Time to Fill og Time to Hire

Definition:

• Time to Fill: Tiden fra en stilling bliver slået op, til den er besat
• Time to Hire: Tiden fra første kontakt med en kandidat, til denne accepterer jobbet

Man kan godt argumentere for, at Time to Hire er vigtigst, da denne måling gør dig klogere på, hvor effektiv du er i rekrutteringsprocessen.

Fokuspunkter til forbedring:

• Valg af annoncekanal
• Dårligt strukturerede flow af potentielle kandidater
• Langsomme interne processer:
  • Ineffektiv screeningsproces
  • Valg af interviewform
  • Booking af tider til samtaler
  • Feedback til kandidater
  • Udvælgelsesprocessen

Du kan med fordel holde et opfølgningsinterview som en del af onboardingen af den nye medarbejder.

På den måde kan du finde ud af, om dine nye medarbejdere er tilfredse i deres nye stilling. 

Alternativt kan du give dine nye medarebejdere et spørgeskema efter 3, 6 eller 12 måneders ansættelse.

Erfaringsmæssigt vil du i dit valg af periode få forskellig feedback.

Vælger du en kort periode, kan du opleve at:

• Medarbejdere følere det hele virker lidt overvældende, hvilket kan skygge for de gode ting, som din organisation tilbyder

Vælger du 12 månder, kan du opleve at: 

• Dine nye medarbejdere i højere grad laver kvalitative svar og uddyber, hvilke gode og dårlige ting, som de oplever via jeres virksomhedskultur
• Det kan også være du får indsigter i processer, som du ellers ikke havde fokus på
• Ulempen er, at vi som personer har tendens til at glemme detaljer, når der er gået noget tid

3.3 Udgift pr. rekruttering

Definition: Gennemsnitlig omkostning pr. rekrutting, inden for en given periode.

Bruger du eksternt rekrutteringsbureau, så er det også en del af de samlede rekrutteringsomkostninger. 

Omend det kan være svært at opgøre, så er et interessant tal at spejle udgift pr. rekruttering i, nemlig: Tabt arbejdsfortjenese. Det vil sig, hvad din virksomhed har tabt i tabt produktivitet ved ikke at få stillingen besat rettidigt.

3.4 Kvalificerede kandidater pr. ledig stilling

Definition: Antallet af kandidater pr. ledig stilling, der kommer igennem første trin i din rekrutteringsproces.

En fejlgrube er kun at holde øje med, hvor mange ansøgninger, der modtages, idet dette tal er kvantitativt.

Det var den første delproces, nemlig: Rekruttering. 

Nu går vi videre til næste vigtig delproces i HR regi, nemlig: Fastholdelse.

Fastholdelse

3.5 Medarbejderfastholdelse

Definition: Hvor mange medarbejdere forbliver i din virksomhed i en given periode. 

Der skelnes mellem:

• Retention rate (første række nedenfor)
• New hire turn over rate (første række nedenfor)

Der medregnes ikke nye ansættelser, som sker under den periode, som du vil undersøge.

Din beregning kan indikere kulturen inden for forskellige teams, eller forberede dig på nye ansættelser og dertilknyttede omkostninger.

En kort anciennitet kan også skyldes, at du har mange unge på din arbejdsplads. De unge har som udgangspunkt en mere flygtig tilgang til ansættelse, end en medarbejder, der er på vej ud af arbejdsmarkedet.

3.6 Medarbejder Engagement Index

Definition: Måler medarbejdertilfredshed og engagement.

Det kan være en fordel at oprette en undersøgelse og gentage denne undersøgelse periodisk med samme interval, eksempelvis pr.:

• Måned
• Kvartal
• År

Brug eventuelt dit årshjul til at styre implementeringen af dine målinger ift.: Tilfredshed og engagement blandt dine medarbejdere.

De samme spørgsmål skal stilles fra gang til gang. Opbygning af dit spørgeskema kan have indflydelse på udfaldet, så her er det vigtigt, at du laver et grundigt forarbejde.

3.7 Net Promoter Score (NPS)

 

Definition: Måler medarbejdernes villighed til at anbefale virksomheden.

Promotorer: Medarbejdere med en score på 9-10.

Detraktorer: Medarbejdere med en score på 0-6.

Du kan eksempelvis spørge:

• Hvor sandsynligt er det, at du vil anbefale vores virksomhed til dine venner og din familie?
• Hvordan vil du vurdere vores virksomhed på en skala fra 1 til 10, hvor 1 er dårligst og 10 er bedst?

3.8 Fraværsrate

Definition: Hvor mange fraværsdage der er, i forhold til det samlede antal arbejdsdage.

Det kan være svært at undgå tab i produktivitet i din organisation, men et godt styringsværtøj til at modvirke det, er at bruge fraværsraten.

Har du en høj fraværsrate skal der ske handling med det same. Du skal hurtig finde ud af, om der er tale om:

• Dårlig ledelse
• Dårlig arbejdskultur
• Udbrædthed blandt medarbejderne
• Mangel på motivation i din organisation

Også her kan det anbefales at lægge dine undersøgelser ind i dit årshjul, så du har en struktureret tilgang til periodisk undersøgelse.

3.9 Lønkonkurrenceevne

Definition: Analyse af lønniveau sammenlignet med branchegennemsnit.

​

Løn er ikke hemmelig, men du må ikke presse en medarbejder unødigt i en offboarding samtale til at svare på, hvad medarbejderen får i løn i sit fremtidige job.

For at svaret skal have værdi for dig, er det vigtigt, at du har kendskab til jobbets karakter. Eksempelvis har det betydning, hvis en:

• Intern sælger, bliver key account manager med 60 rejsedage om året
• En key account manager bliver salgschef i sit nye job, hvor der er ledelse af et team

Det var så den anden delproces, nemlig: Fastholdelse. 

Nu går vi videre til den sidste delproces nemlig: Afskedigelse og diversitet.

 

Afskedigelse og Diversitet

3.10 Diversitetsmåling

Definition: Mål for medarbejdersammensætning på tværs af køn, alder, etnicitet m.m.

Mulige fokuspunkter:

• Antal kvindelige ledere
• Neurodiversitet
• Godt arbejdsmiljø
• Antal flexjobbere
• Mangfoldighed herunder LGBTQ+
• Lige rettigheder for alle

3.11 Arbejdsuheld

Definition: Antal arbejdsuheld pr. medarbejder

​

Arbejdspladsuheld resulterer i fravær.

Ud over det personlig hensyn til medarbejdernes sikkerhed og velvære på din arbejdsplads, så er det centralt, at du har udarbejdet en sikkerhedspolitik på din arbejdsplads.

Sikkerhedspolitik er ikke statisk. Hver enkelt arbejdsskade skal undersøges og spejles i din sikkerhedspolitik, så du sikrer et sikkert arbejdsmiljø.

 

3.12 Værdien af en nyansat: Quality of Hire (QoH)

 

At du er nået så langt i denne gennemgang af HR data og målepunkter, er i sig selv belønningsværdigt.

Derfor får du nu kongetallet over alle HR KPI'er: Quality of Hire (QoH) er nemlig den vigtigste KPI indenfor rekruttering.

 

Definition: Den værdi som en nyansat giver til organisationen

Du får derved som HR medarbejder et fantastisk værktøj til at vise ledelsen hvilken økonomisk og strategisk værdi, som du skaber ved at ansætte de bedste medarbejdere.

QoH kan beregnes som en gennemsnitlig score på en skala (f.eks. 1 til 100 eller 1 til 10), hvor højere værdier indikerer bedre kvalitet.

Hvis hver komponent måles på en skala fra 1–100, vil QoH også ligge inden for samme skala.

Når QoH normaliseres, udtrykkes den ofte som en procent. For eksempel vil en QoH på 85 % indikere, at den nyansatte opfylder 85 % af de ønskede standarder for performance, engagement og fastholdelse.

QoH kan inkludere vægtede komponenter (f.eks. 50 % performance, 30 % engagement og 20 % fastholdelse), hvilket resulterer i en endelig numerisk score. Enheden vil her afhænge af, hvordan din organisation har defineret komponenterne.

Nogle inkluderer også: Hiring Manager Satisfaction, som gennemgås nedenfor, men du bestemmer selv, hvilke faktorer du vil bruge i din måling - blot du er konsekvent. Det vil sige, at du ikke ændrer din beregningsmetode fra gang til gang.

3.13 Hiring Manager Satisfaction

Definition: Måler tilfredshed i rekrutteringsprocessen

Dette var så en gennemgang af de vigtigste HR KPI’er til at måle og optimere effektiviteten i HR-processer.

Fra rekruttering til fastholdelse og afskedigelse giver disse KPI’er indsigt i, hvordan din organisation præsterer, og hvor forbedringer kan implementeres.

En strategisk brug af disse nøgletal sikrer, at du i HR bidrager til din virksomheds overordnede succes.

Vil du gerne vide mere om, hvad HR kan gøre for at finde de bedste medarbejdere