Introduktionsplan for ny medarbejder - Sådan gør du:

Ny medarbejder

Lad os starte med: Hvor finder jeg en ny medarbejder?

Det afhænger af, hvilken type medarbejder du søger:

• Søger du en ung, der er typisk er ufaglært, og enten er under 18 år, eller over - så er jobportalen Ungarbejde.dk et godt sted at starte. Her kan du også lave din elevopslag, eller søge efter lærlinge mv.
• Søger du en studerende, graduate eller lignende, så kan Findjobhub.com være ideel for dig
• Er du mere til medarbejdere, der har erfaring, så start med eksempelvis Linkedin

Når du så har fundet din nye medarbejder, er du klar til at lave en introduktionsplan.

Introduktionsplan for ny medarbejder

Når man har en ansøger til jobsamtale, så er det ikke kun ansøgeren, som gerne vil fremvise egne kvaliteter. Det vil virksomheden også, for at fremstå som en god arbejdsplads.

For at der ikke skal opså et misforhold mellem, hvad intervieweren har fortalt om virksomheden, så er det essentielt, at der bliver lavet en rigtig god introduktionsplan for den nye medarbejder. 

Vi vil derfor her komme med et eksempel på en skabelon til onboarding af nye medarbejdere:

Introduktionsplan skabelon

For at du får det optimale udgangspunkt til at lave introduktionsplan, så er det første punkt i denne skabelon, at du får sat ord på den tavse viden, som allerede findes i din virksomhed. Spørg dine kolleager om:

• Hvordan oplevede du tiden før første arbejdsdag?
• Hvordan oplevede du den første arbejdsdag og uge?
• Hvad savnede du svar på?
• Hvad virkede positivt på dig?

Disse informationer kan du så bruge som en guideline for, hvad du som minimum skal huske at videreformidle i forbindelse med en nyansættelse.

Det næste der skal ske er, at du opdeler integrationen op i to dele, som flettes sammen, så medarbejderen med vekselvirkning får lidt af hver kategori. Kategorierne er: Faglig og social integration.

Faglig integration

Under faglig integration ligger at medarbejderen har kompentencerne til at udføre jobbet. Nogle medarbejdere skal lige have have et hygiejnebevis for at arbejde med fødevarer - andre skal måske have en introduktion til sikkerhed på arbejdspladsen.

Under faglig integration hører også en gennemgang af IT-systemer herunder programmer, mappestruktur mv.

Den faglige integration afstemmes i forhold til den nyansattes forudsætning - passende til de krav, som stilles i starten af ansættelsen. Undgå at lave en alt for stejl indlæringskurve.

Social integration

Det må forventes, at en del nye medarbejdere i et eller omfang er nervøse, når et nyt job påbegyndes. Alt er nyt, og kan som ny medarbejder føle, at alle kigger på en.

Derfor er det vigtig, at du guider den nye medarbejder godt på vej, og fjerner en masse usikkerheder, som let kan opstå, hvis den nye medarbejder selv skal finde ud af alt. Prøv at fortælle medarbejderen, hvad der forventes af medarbejderen på den korte bane og på lidt længere sigt.

I forlængelse heraf, giv feed back - formentlig også hyppigere end du selv føler trang til. Det kan alverden for medarbejderen at få bekræftet ofte, at medarbejderen er på rette vej til at blive en succes på arbejdspladsen. 

Som nyansat er det de færreste, som kan klare alting selv. Selv en direktør har brug for, at indhente informationer fra organisationen, for at kunne spare tid og være effektiv, hurtigst muligt. Derfor kan det være en fordel, at tilknytte den nye medarbejder en såkaldt boddy, der hjælper med disse information, og støtter den nye medarbejder med stort og småt.

Sørg for at medarbejderen deltager naturligt i frokoster, pauser og medarbejderarrangementer.

Introduktionsprogram til ny medarbejder

Når du har alle de sociale og faglige elementer, som du gerne vil have introduceret til medarbejderen, er du klar til næste skridt, som er lave et introduktionsprogram.

Et godt introduktionsprogram er kendetegnet ved:

• Vekselvirkning mellem faglig og social integration
• Pauser
• Tid til at den nyansatte selv kan prøve at arbejde med en eller flere opgaver
• Ikke at være for presset - afsæt god tid til alle emner

Nyuddannet i nyt job

Er der tale om en nyuddannet, så kan der være særlige hensyn at tage, for skiftet fra studier til arbejdsliv kræver en ekstra indsats i forhold til: Omstilling og tilpasning.

For en nyuddannet person kan beslutningsgange; Formelle og uformelle relationer, anciennitet og ledelsesstil være nye parametre, som der skal navigeres i.

En god idé kan være, at give den nyuddannede en vigtig opgave, som den nyuddannede kan fordybe sig i med sin faglighed, og så ved siden af give nogle lidt mere rutinemæssige opgaver. Den nyuddannede er nemlig vant til tilegne sig ny viden med en høj hyppighed, så på denne måde kan du minimere kulturchokket. 

Lidt i samme boldgade ligger faglig udvikling, som har været driveren hos den nyuddannede i mange år. En måde at bistå dette behove kan være ved at den nyuddannede bliver en del af en arbejdsgruppe, hvor der eksempelvis er andre akademikere eller at den nyuddannede kommer på faglige specialkurser.

Og endeligt gør plads til at den nyuddannede har mulighed til at spørge og udfordre på de stillede opgaver. En nyuddannet kan godt spørge om: "Hvorfor gør I det på denne måde". Implicit ligger, at den nyuddannede måske har et forslag til en alternativ måde at løse opgaven på, hvilket ultimativt måske kan inspirere andre kollegaer i virsomheden, som er vant til at arbejde på en bestemt måde, som ikke længere er en optimalt arbejdsproces.

Det kan være, at man laver en arbejdsopgave i et regneark, men at den nyuddannede kender til noget software, som kan hjælpe med at gøre arbejdsopgaven på den halve tid. 

Preboarding

Eksempel på påunkter til en velkomstmail til ny medarbejder kunne være:

Introduktion: Du er udvalgt blandt mange ansøgere, så vi ser meget frem til at møde dig igen. For at du får den optimale start i virksomheden får du:

• Her en lille introduktion til virksomheden, og gerne med links til YouTube, Instagram, jeres website eller lignende. Uddyb gerne med information om jeres virksomhedskultur
• En plan for den første uge med klokkeslæt, lokationer og underviseree
• At se standarder, som der arbejdes udfra såsom: Opskrifter, sikkerhedsprocedurer osv.
• Kendskab til dress code på arbejdspladsen. Bruges der arbejdsbeklæding, hvordan foregår udlevering og vask?
• At vide, hvem der er den nye medarbejder's boddy
• Information om hordan får man adgang til virksomheden den første dag?
• Oplysning om, hvis en email-adresse og et direkte telefonnummer eller mobilnummer til den nye medarbejder allerede er klargjort
• Kendskab til kaffe- og frugtordning
• Kenskab til virksomheden's eller teamet's årshjul. Hvilke møder holdes, og hvem deltager i møderne? 

Den Gode modtagelse

Når så den første arbejdsdag nærmer sig, så er det tid til at klargøre det sidste herunder:

• Skaffe en emailadresse og telefonnumer, hvis det ikke allerede haves
• Adgang til intranet
• En arbejdsplads inklusiv computer, papir, skriveredskaber mv.
• Booke mødelokaler jf. introduktionsplanen
• Sørge for at instruktørerne ved, hvad der skal foregå, og hvornår
• Give kantinen besked om, at der kommer en ny medarbejder
• Hvis du kender til medarbejderen's hobbies, så fortæl kollegaer med samme interesse om det, så der kan hurtigt kan skabes et fælles netværk
• På samme måde, hvis det er en udfordring for den nye medarbejder at komme til arbejdet med offentlige transportmidler, så forhør dig, om nogle af dine kollegaer kunne være interesseret i samkørsel?
• Personalehåndbogen lægges på den nye medarbejder's bord

Har du ikke en personalehåndbog, så klik nedenfor: