Personalehåndbog - Få skabelonen her:
Personalehåndbog
Der er ikke et lovkrav om at have en personalehåndbog, så hvorfor skal man så have en personalehåndbog? Det er der en række gode grunde til:
- Hvis virksomheden ikke har en personalehåndbog, så kan HR- eller administrationsafdelingen blive bombaderet med de samme spørgsmål igen og igen, hvilket kan være tidskrævende at svare på - ud over man bliver forstyrret
- Det er tryghedsskabende for medarbejderne at vide, at virsomheden allerede har gjort sig nogle tanker om alt fra rygning, arbejdsmiljø og barnet's første sygedag
- Det er let for medarbejderne at finde den ønskede information, uden at man kommer i forlegenhed. Eksempelvis kan det være, at man gerne vil vide noget om barsel - hvis man ved, at der er risiko for at man aborterer
Vær dog venligst opmærksom på, at en personalebog aldrig kan komme før en overenskomst eller hvad der står i en ansættelseskontrakt.
Med dette i mente, kan vi se et eksempel på, hvordan man skriver en personalehåndbog.
Personalehåndbog skabelon
Hvad skal der stå i en personalehåndbog? Du kan lave opbygningen af en personalehåndbog ud fra følgende skabelon:
1. Introduktion
- Hvorfor virksomheden har valgt at lave en personalehåndbog
- Hvordan bruges personalehåndbogen
- Findes personalehåndbogen "kun" fysisk, og hvor afleverer man personalehåndbogen efter endt brug - eller findes personalehåndbogen online på jeres intranet - i så fald hvor?
2. Værdier
- Har virksomheden en CSR-politik?
- Hvilken adfærd ønskes i forhold til inklusion?
3. Politikker
- Alkoholpolitik
- Rygepolitik
- IT-politik
- Rejse-politik
4. Regler og betingelser
- Arbejdsmiljø
- Sygdom og sygemelding
- Barnet's første sygedag
- Barsel
- Ferie
- Feriefridage
- Overarbejde
- Kaffe- og frugtordning
- Regler for MUS-samtaler
- Fejring af mærkedage
- Kurser og efteruddannelse
- Evt. handel med værdipapirer
5. Afrundring
- Hvem skal man spørge, hvis man har uddybende spørgsmål
- Hvornår er medarbejderhåndbogen sidst redigeret? En god anledning til at opdatere medarbejderhåndbogen er i forbindelse med, at en ny overenskomst træder i kraft, da en medarbejderhåndbog ikke må overtræde gældende lovgivning, regler for barsel eller overenskomst
Da mange af punkterne er særegne for hver enkelt virksomhed, vælger vi lige at uddybe reglerne for MUS-samtaler.
Regler for mus samtaler
Ligesom personalehåndbogen, er der ingen regler for MUS-samtaler (medarbejder udviklingssamtaler). Men når det er sagt, så kan det både være i medarbejderne's og virksomheden's interesse, at få en samtale om stort om småt.
Det er som udgangspunkt lettere at støtte en medarbejder inden at et problem vokser sig for stort. Her er et eksempel på, hvor et problem har vokset sig for stort for kollegaerne (til Kirsten Birgit Schiøtz Kretz Hørsholm):
Transskription
Kirsten Birgit det her det er faktisk slet ikke en mus og det er også derfor at din nyhedsredaktør på Den Korte Radioavis Rasmus brun er med her i dag Vi er her fordi Rasmus har skrevet et brev til dig Og det eneste du skal gøre nu er at sidde stille og rolig og lytte til hvad Rasmus har at sige til dig Nå jamen det kan vi jo godt lege Så Værsgo Rasmus
Kære Kirsten Birgit Du er den journalist Jeg beundrer allermest i hele verden faktisk er du et af de klogeste og modigste mennesker Jeg kender men jeg kan ikke længere leve med dit druk det er for at hjælpe dig Jeg siger det her dit konstante drikkeri dine voldsomme humørsvingninger din brutale adfærd ødelægger simpelthen for meget Pro Problemet er blevet så stort at jeg ikke kan hjælpe dig Men det kan Radio 247s Ledelse Mads og Michael har strikket et tilbud sammen til dig med et 12 ugers ophold på et behandlingshjem hvor du kan blive afgiftet Det hele er klar til dig hvis du ikke tager imod det vil jeg ikke længere arbejde sammen med dig du er ved at drikke dig selv i El og jeg kan ikke længere bare se på for Det elsker jeg dig for meget selv Kærlig hilsen
Rasmus Det var dog imponerende nu tuder han også det kommer da at hænge i sin mors skørter Kirsten Birgit Du skal sige ja til det tilbud nu Ja Hvad sidder I så to småt begavede herre i deres fine tøj og prædiker spejder moral over for en stjerne journalist som har set grossen falde med sin egne to øjne men Kirsten Birgit Vi bliver jo nødt til at forholde os til dit problem med druk så det er all sammen der går og viske tier om mig bag min rygh Højen bare fordi man nyder en blomme i med eller glas brand Mar eller godt kan lide at stå op og sige Godmorgen til Solen med et glas snaps som man pludselig alkoholiker Hvad er det sådan det er din far burde dig vide bedre Nu skal du høre her hvis du ikke tager imod det tilbud så bliver du simpelthen fyret Uha man spiller med musklerne overfor keren Birk Må jeg lige spørge ved lisb Knudsen god hvad der foregår her Det aner Mig Nu skal jeg fortælle Jer to drenge hvad der kommer til at ske nu nu stopper det her Muse Cirkus omgående fordi ellers så ringer jeg til lisabeth og så går der lige præcis 10 minutter og så står i begge to nede på gaden med os sat i hånden og det er jo ikke første gang at du er blevet fyret vel kom Rasmus Skal vi ned og lave korte præcise nyheder Kom så Rasmus
Kære Kirsten Birgit Du er den journalist Jeg beundrer allermest i hele verden faktisk er du et af de klogeste og modigste mennesker Jeg kender men jeg kan ikke længere leve med dit druk det er for at hjælpe dig Jeg siger det her dit konstante drikkeri dine voldsomme humørsvingninger din brutale adfærd ødelægger simpelthen for meget Pro Problemet er blevet så stort at jeg ikke kan hjælpe dig Men det kan Radio 247s Ledelse Mads og Michael har strikket et tilbud sammen til dig med et 12 ugers ophold på et behandlingshjem hvor du kan blive afgiftet Det hele er klar til dig hvis du ikke tager imod det vil jeg ikke længere arbejde sammen med dig du er ved at drikke dig selv i El og jeg kan ikke længere bare se på for Det elsker jeg dig for meget selv Kærlig hilsen
Rasmus Det var dog imponerende nu tuder han også det kommer da at hænge i sin mors skørter Kirsten Birgit Du skal sige ja til det tilbud nu Ja Hvad sidder I så to småt begavede herre i deres fine tøj og prædiker spejder moral over for en stjerne journalist som har set grossen falde med sin egne to øjne men Kirsten Birgit Vi bliver jo nødt til at forholde os til dit problem med druk så det er all sammen der går og viske tier om mig bag min rygh Højen bare fordi man nyder en blomme i med eller glas brand Mar eller godt kan lide at stå op og sige Godmorgen til Solen med et glas snaps som man pludselig alkoholiker Hvad er det sådan det er din far burde dig vide bedre Nu skal du høre her hvis du ikke tager imod det tilbud så bliver du simpelthen fyret Uha man spiller med musklerne overfor keren Birk Må jeg lige spørge ved lisb Knudsen god hvad der foregår her Det aner Mig Nu skal jeg fortælle Jer to drenge hvad der kommer til at ske nu nu stopper det her Muse Cirkus omgående fordi ellers så ringer jeg til lisabeth og så går der lige præcis 10 minutter og så står i begge to nede på gaden med os sat i hånden og det er jo ikke første gang at du er blevet fyret vel kom Rasmus Skal vi ned og lave korte præcise nyheder Kom så Rasmus
Nogle af de hyppigste spørgsmål i denne sammenhæng er:
- Hvordan afholder man MUS-samtale? Det er medarbejderen, der er hovedpersonen. Du skal skabe et frirum med: Højt til loftet og fortrolighed. Det betyder i praksis, at det er medarbejderen som taler cirka 2/3 af tiden. Hvis du under MU-samtalen finder ud af, at en udfordring potentielt er stort, så kan du vælge at lave en opfølgende samtale, eventuelt med en coachende tilgang, eller som vejleder
- Kan man sige nej til en MUS-samtale? I teorien kan medarbejderen frasige sig en MUS-samtale, men det kan tolkes af lederen eller HR medarbejderen som om, at der er tale om en medarbejder, der enten har nogle problemer, eller ikke føler sig godt tilpas i virksomheden's rammer
-
Har en medarbejder ret til en MUS-samtale? Det korte svar er nej. Men som leder vil det alt andet lige være hensigtsmæssigt at tage en MU-samtale, når medarbejderen har brug for det. Ellers kan der opstå en dårlig stemning på arbejdspladsen og medarbejderen's effektivitet kan falde
Et andet relevant emne i denne sammenhæng er introduktion af nye medarbejder. Hvordan kan du gøre det på den bedste måde? Svaret får du nedenfor: