Velkomstmail til ny medarbejder - Se eksempel
Ny medarbejder
Når du gerne vil onboarde en ny medarbejder bedst muligt, så er det en rigtig god ide, at skrive en velkomstmail, som den nye medarbejder får.
- Hvem er du? Du skal ikke pynte din arbejdsplads med lånte fjer, men hvad mener du, at du kan tilbyde, som er attraktivt for ansøgerne til dit job?
- Valg af medie: Der er forskel på, om du søger en ung ufaglært person, eller en person som aktivt bruger Linkedin
- Tone of voice: Hvem taler du til? Bruger du ord, som din målgruppe ikke kender til? De unge aner eksempevis ikke, hvad EDB er. Samtidig er det vigtigt, du ikke bruger slang blot for at være hip med de unge. Du vil risikere at fremstå som en boomer
- Klar kommunikation: Er du ikke vant til at kommunikere med de unge, og ønsker nogle friske øjne på dit jobopslag, så tag blot kontakt til Ungarbejde.dk
Når du så har modtaget de mange ansøgninger, og udvalgt din nye medarbejder, så er du klar til at lægge en oplæringsplan.
Oplæringsplan
Så: Hvordan tager man godt imod en ny medarbejder?
At lave en oplæringsplan kan være afgørende for at sikre, at nye medarbejdere bliver effektivt integreret på din arbejdsplads. En oplæringsplan kan indeholde følgende elementer:
-
Identificer målene:
- Hvad skal den nye medarbejder opnå ved slutningen af oplæringsperioden?
- Definér klart, hvad der forventes af den nye medarbeder, i forskellige faser af træningen
-
List opgaver og færdigheder:
- Lav en liste over specifikke opgaver og færdigheder, som den nye medarbejder skal mestre
- Del dem op i trin for at skabe en logisk personudvikling
-
Fastlæg ansvar:
- Identificér, hvem der vil være ansvarlig for at træne i hver specifik opgave eller færdighed
- Tildel også en mentor eller en kontaktperson, som den nye medarbejder kan henvende sig til for hjælp
-
Tidsplanlægning:
- Oprethold en realistisk tidsramme for træningsperioden
- Planlæg ikke for meget på én gang, for at undgå overvældelse
-
Variation i træningsmetoder:
- Brug forskellige metoder som oplæringssessioner, praktisk træning, mentorordninger osv.
- Tilpas træningen til forskellige læringsstile
-
Evaluer og tilpas:
- Indbyg evalueringspunkter for at vurdere medarbejderens fremskridt
- Vær villig til at tilpasse planen baseret på feedback og behov
-
Introduktion til arbejdskulturen:
- Inkludér en del af træningen, der fokuserer på virksomhedens værdier, normer og kultur
- Hjælp den nye medarbejder med at forstå, hvordan de passer ind i organisationen
Følg op efter træningen:
- Efter afslutningen af oplæringsplanen, indfør regelmæssige opfølgningssamtaler for at sikre vedvarende succes og forståelse. NB den nye Generation Z, gider ikke at vente på årlige MUS-samtaler. De unge under 30 år vil have instant feedback!
Det er også vigtigt at bemærke, at en god oplæringsplan skal være fleksibel og tilpasses individuelle behov. Kommunikation er nøglen - hold linjerne åbne for feedback og justeringer undervejs.
I forlængelse af de unges forventninger til feedback, er næste skridt i processen: Opfølgningssamtale.
Opfølgningssamtale
Opfølgningssamtalen er en slags check-in, der sker mellem 3 og 6 måneder inde i en ny medarbejders ansættelse.
Samtalen handler om at diskutere observationer og oplevelser, både fra medarbejderens og lederens perspektiv.
Tre hovedtemaer tages op under samtalen:
- Hvad kan vi lære på arbejdspladsen baseret på den nye medarbejders observationer?
- Hvordan sikrer vi, at (andre) nye medarbejdere bliver introduceret på den bedst mulige måde?
- Er der enighed mellem leder og medarbejder om jobforventninger, set i lyset af det, der blev sagt under ansættelsesprocessen?
Formålet med opfølgningssamtalen er at sætte fokus på udvikling – både for den nye medarbejder og for hele arbejdspladsen.
Den nye medarbejder bringer friske øjne og kan hjælpe med at identificere både faglige og sociale forbedringsmuligheder på arbejdspladsen.
Arbejdspladsen får mulighed for at lære om sig selv ved at lytte til den nye medarbejders iagttagelser. Samtidig er det vigtigt, at ledelse og kolleger tager ansvar for en hensigtsmæssig introduktion af den nye medarbejder til både faglige og sociale fællesskaber.
Opfølgningssamtalen tjener også som en mulighed for at afstemme forventninger. Både den nye medarbejder og lederen kan kigge tilbage på ansættelsesforløbet og vurdere, om de forventninger, der blev skabt i starten, er blevet opfyldt. Det er en værdifuld proces for at sikre, at alle er tilfredse og på rette spor.Velkomstmail til ny medarbejder
Velkomstmail til ny medarbejder - Eksempel
Vi er nu igennem hele processen fra:
- Jobannonce
- Oplæringsplan
- Opfølgningssamtale
og kan derfor let svare på: Hvad skriver man i et velkomstbrev?
Når de tre delelementer er klart defineret, så ved du også 100%, hvad indholdet skal være i din velkomstmail til din nye medarbejder.
Som eksempel kan du bruge følgende:
Emne: Velkommen til [navnet på din arbejdsplads]!
Hej/Kære [medarbejdernavn],
Først og fremmest vil jeg gerne takke dig for et dejligt forløb i forbindelse med din interesse i at arbejde for os.
Vi glæder os utrolig meget til at se dig igen, og for at du får den bedste start har vi gjort følgende program klart til dig:
Før du starter:
Du vil cirka to uge ført startdato få tilsendt et link, hvor du får en god indsigt i:
1) Hvem din buddy (mentor) er
2) Forløbet af dine første to uger
3) Hvilke arbejdsopgaver som du kan forvente i de første to uger
4) Det praktiske (parkeringsforhold, dress code, frugtordning, kantine osv.)
5) Personalehåndbog
6) Træningsmateriale
7) Hvornår du har den første MUS-samtale (en opfølgningssamtale med din teamleder
Under dit introforløb, før første arbejdsdag, kan du til enhver tid kontakte [teamleder], hvis du har brug for support eller har spørgsmål.
Din første arbejdsdag:
[teamleder] henter dig i receptionen [startdato og klokkeslæt].
Som det første vil I gennemgå programmet for dit introforløb. Dernæst vil du få mulighed for at lære dine nye kollegaer at kende.
Denne dag får du også din: Arbejdsplads, computer (og koder), telefon mv.
Vi glæder os meget til komme arbejde sammen med dig.
Med venlig hilsen
[Afsender navn + titel, eks. HR Manager]
Det var alt om at skrive en god velkomstmail til nye medarbejdere. Har du ikke ansat din nye medarbejder endnu, så kan du let gøre det ved at klikke nedenfor: